会議を効率的に進めるには

日本的会議のやり方を変えれば会社が変わる

数多くの企業コンサルティングをしてきた人に「危ないと感じる会社」はどういうものかと尋ねてみると、大抵返ってくる答えは同じです。

つまり「会議が長い」「本業以外のことに精を出しすぎている」「情報が属人的で秘密が多い」といったようなものです。

中でも「会議が長い」というのは間接的ながら非常にわかりやすい危険な会社の見分け方の一つで、本業にかけるべきリソースを会議に費やしてしまっているというところから、会社としての営業姿勢が内側に向いていることが量れます。

そもそもなぜ長い会議が生まれてしまうかというと「情報の伝達方法が会議以外にない」「必要ではなく部署やメンツのために会議参加者を決めている」「決定プロセスでいちいち全員のコンセンサスが必要である」といったことが考えられます。

これらはいずれも業務フローを滞らせる原因となり、内部で勤務をする人間にとって会社を「つまらない」と感じさせることにもつながります。

会議が多かったり長く行われる会社は熱心に経営戦略を考えているように見えて、実際には具体的な施策を提案することから逃げ、情報を末端に伝わらないように隠そうとする経営者の意図が見えます。

健全な会社ほど末端社員まで必要な情報が伝わる「見える化」が進められており、フレキシブルに意見が交換できるような体制が整えられているものです。

末端社員に聞かれては困る情報が多い会社ほど、知られる人が少ない閉鎖的な会議空間を好むものなのです。

究極的に目指すべきなのは「会議のない」会社

会議を開く目的をざっと羅列してみると「報告会型会議」「提案承諾型会議」「意見交換型会議」といったものが挙げられます。

このうち最も不要なのが「報告会型会議」で、管理職やチームリーダーなど責任者を一同に集めそこで報告や伝達を行います。

しかし、伝達事項を伝えるためにいちいち全員がテーブルに並ぶ必要は全くなく、メールやスケジュール管理などにより代替は十分可能です。

いちいち会議を開かないと連絡する手段がないということは、それだけで業務にボトルネックができていることがわかります。

次の「提案承諾型会議」は、一つの事業や企画をするために全員一致で賛成がなければいけないという業務プロセスから開催されるものです。
提案の承諾をするのに役職やメンツで参加者を選んでいないか、今一度考えてみる必要があります。

最後の「意見交換型会議」は本来の会議のありかたと言えます。
ただし、参加をするのは管理職限定ではなく実際に業務に参加する現場の人員も含み、自由にブレーンストーミングをしながら、実現可能な提案をまとめていくために行うのが理想的です。