仕事ができる女性になる「メモの取り方」とは

メモをとるのは正しい?間違い?

一昔前の部下に厳しい上司がよく口にしていたのが「同じことは二度聞くな」という言葉です。
これは常に緊張感を持って仕事をしていれば一回聞いたことを覚えることができるはずなので、二度同じ質問をするのは精神がたるんでいる証拠だ、という意識から出たものです。

しかし日常生活を思い起こしてもらえばわかるように、一度聞いただけのことを完璧に覚えて忘れないという人はよほどの天才でもない限りは有り得ません。

そこでここ最近の新人向け教育では、「同じことは二度聞くな」は禁句として扱われています。
同じことを聞くのをためらうようになると、何か失敗をしたときに怒られることを恐れて、上司から隠蔽をしようという気持ちが早い段階で植え付けられてしまいます。

とはいえ一度教えたことを何度も何度も説明するのは上司としては面倒ですし、聞く側も手間をとらせて申し訳ない気持ちになります。

そこで仕事を適切に行っていくためのスキルとして身につけておきたいのが「メモ取り」のテクニックです。

仕事中に作成するメモには賛否両論があり、「メモをとるくらいならしっかり話を聞いて欲しい」という意見と「メモを取らずに聞かれていると、大丈夫なのか?と心配になる」という意見とがあります。

ですので話を聞きながらメモをとる場合にはあまりその場で詳細なことを記入しようとするのではなく、まずは重要な項目や必要な数字のみを書いておくようにし、残りの部分はあとから自分用にまとめましょう。

メモ取りに便利な付箋を使いこなす

仕事用ツールとして広く使用されているのが「付箋」です。
付箋は裏側に着脱可能なのりがついており、貼ったり剥がしたりを自由に行うことができます。

そこでメモをとる場合には付箋ごとに項目をまとめ、それをノートの中で移動させるようにすると情報の整理がしやすくなります。

その仕事をしているときには重要でも、案件が終わったら必要なくなる情報もありますので、そうした時は付箋ごと捨ててしまえば余計な情報を確認するムダがなくなります。

大きな付箋に直接書き込むだけでなく、小さくて色が多くある付箋をノートの項目ごとに貼り付けていくという方法もあります。

メモ用のノートに付箋をつけて項目を見出し風にしていくと、どんなときにどんなメモをとったかをすぐに参照することができます。

メモ取りで最もやってはいけないのが、メモをとったことを忘れてしまうということです。
メモというのはあくまでも後から思い出すための確認のための作業なので、とったメモを紛失してしまっては全く意味がありません。

メモ・ノートはあまり細かく書き込みをするのではなく、あとから項目を発見しやすいように余白を十分に空けておくということが勧められます。