仕事は「段取り」が重要なんです

仕事の要領は9割方段取りで決まります

仕事ができる人の特徴として挙げられることの一つに「段取りがうまい」ということがあります。
「段取り」とは複数ある作業や仕事を、どういった順番で誰に任せて進めていくかという全体的なスケジューリングのことです。

いわゆる仕事が遅い人というのはこの段取りが致命的に下手なことが多く、本来すぐにでもこなさなければならないことを後回しにしていたり、先の納期のものをいつまでも細かくこだわって作り続けていたりします。

時間に十分余裕があり、好きなものを好きなようにこだわって仕上げられる有名芸術家ならばともかく、締切のある業務として行う場合にはきちんと納期を意識した仕事をしていく必要があります。

仕事における段取りを組む時に一番大切なのが、「後から修正することを前提に組み立てる」ということです。

真面目な人ほどよく陥ってしまうのが完璧主義で、最初に自分が筋立てた通りにスケジュールが進まなかったり、後から別の仕事が横入りしてきたりするとそこでパニックになり、段取りがグダグダになってしまいます。

大切なのはいちいち細かいスケジュール管理をして厳密に事を進めるのではなく、あとから修正や変更ができやすいスケジュールの組み方をするということです。

そのためのツールとして便利なのが、ホワイトボードやマグネット、シールなどを使用した工程管理です。
ノートや紙面にスケジュールを記載してしまうと、修正をしていくと見た目がごちゃごちゃとして誰にもセーブできない状態となってきます。

一人だけでの仕事ならば付箋を使って順番を組み替えたり、チームで仕事をするなら誰がどこまでのことをやっているか把握できるようにボードに書き込んだりと、一緒に仕事をする人全員が今どのような状態に置かれているかを視覚的に把握できるようにしましょう。

「崖っぷちになってからが本気」という気分を捨てる

学生時代の勉強方法として、一夜漬けをよくやっていたという人も多いのではないかと思います。
勉強方法にはいろいろな種類があり、それぞれ人に合ったものが異なります。

成績がよい人の中にもコツコツ毎日少しずつ勉強をしていくタイプと、ギリギリになって一気に頭に詰め込むタイプとに大きく分かれますが、後者は仕事ということでいくとちょっと問題があります。

性格的にギリギリの方が集中力が出るしクオリティも高いという人の意見もわからないでもありませんが、ギリギリになってから行う仕事はチェックをする時間がかなり限られ、修正が必要になったときに対応することができません。

他の人とのチーム作業の場合には、一人の遅れが全体の納期の足を引っ張ることになってしまいます。