やることが一目瞭然!タスク管理のアドバイス

記憶力に自信がない人こそタスク管理を極めるべき

オフィスワークをしていて一番困るのがタスク管理です。
営業の仕事を例にして考えてみると、普段行う作業としては「新規顧客の開拓」「既存顧客からの注文受け付け」「注文の発注」「入荷・発送の確認」「納期と納品確認」「請求書の送付」「入金確認」「売上管理」「経費計算」といったものが挙げられます。

ただし、これは単純に注文を受けて品物を仕入れてそれを売るという単純な業務の限定されることで、製造業であったりサービス業であったりするときにはさらに作業は増えていきます。

お客さんが毎回1件ずつで、1つが終わったらその次といった順番で来てくれればいいのでしょうが、実際には一気に多くの注文が入ったり、逆に全く声がかからなかったりといった波があります。

繁忙期になると何がどのくらいの速度で進行しているかがわからず混乱してくるので、うっかり注文漏れがあったり請求書や集金遅れが出てきたりします。

複数のタスクで仕事をしなくてはいけない場合、いかにして現状を把握するかが重要になってきます。
なまじ記憶力に自信があると、ついつい「このくらいなら覚えていられる」と考え、タスク管理を疎かにしがちです。

しかし人間の記憶力でとどめておける範囲というものはごく少なく、案外記憶違いや混濁はよく起こります。
確実に仕事をこなしていくためには、記憶力だけにとどまらないタスク管理を身に着けていく必要があります。

タスク管理は長・中・短期で考えよう

オフィスワークでタスク管理を考える場合には、視点を大きく持つことが大切です。
というのも、会社で業務をするときには「すぐにしなくてはいけないこと」と「いつかはやらないといけないこと」「時期が来たら必ずやること」といったように仕事の種類が出来てくるからです。

先の営業の例で言うと、既存顧客からの注文や問い合わせはできるだけすぐに行った方がよいことですが、売上の管理や経費の計算は毎日必ず行うべきことではなくまとめてあとから行うことも可能です。

新規顧客の開拓は繁忙期には難しいですが、余裕が出てきたら少しずつ行っていくべき事となります。

仕事におけるタスク管理ではこのように仕事の種類を分類し、その上でそれぞれの納期を自分のスケジュールの中に組み込んでいきます。

あまり細かく時間を区切ってスケジュールを組んでしまっていると、長期的にやらなければならないことが見逃しがちになってしまい、必要な時間に間に合わせることが出来なくなってしまいます。

スケジュール帳を使う場合にはその日、その週、一ヶ月、一年といったように大きく管理ができるツールを利用し、長期的にどういったタスクで動いていくのがベストか、毎日見直すようにしていきましょう。